Was ist Projektmanagement? – Standards und Phasen
Was ist Projektmanagement? Diese Frage haben sich bestimmt schon einige gestellt, die noch keine Berührungspunkte zu Projekten hatten. Wir versuchen euch aufzuklären was es heißt Projekte zu managen und in Projekten zu arbeiten. Hier gibt es verschiedene Phasen und Standards nach denen gearbeitet wird.
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Was ist Projektmanagement (PM)?
Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass viele verschiedene Mitarbeiter und Dritte auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Hierbei gibt es verschiedene und manchmal schwerwiegende Faktoren die auf das Projekt einwirken.
Die Projektmanagement-Tätigkeiten beinhalten die Planung des Weges zum Soll-Zustand, sowie die Planung des Projekt-Ablaufs, welche wiederum untergliedert wird. Aber als Projektleiter hat man natürlich auch die Verantwortung über das Projekt (Kosten, Zeit, Ziele, etc.) aber auch Personal-Verantwortung gegenüber der Projekt-Mitarbeiter.
Das PM ist also der Überbegriff aller Tätigkeiten und Aufgaben zur Steuerung des Projekts, damit dieses erfolgreich beendet wird und das Ziel nach wünschen des Auftraggebers erfüllt wird.
Projektmanagement-Standards
Natürlich gibt es auch verschiedene PM Standards, nach denen gearbeitet wird. Damit nicht jeder darauf “los-arbeitet” werden in den meisten Firmen und Unternehmen Standards definiert, nach dem Projekte abgearbeitet werden. Die bekanntesten PM-Standards sind hierbei:
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PMBOK
Das Project Management Body of Knowledge ist ein weit verbreiteter Projektmanagement-Standard und zentrale Referenz des US-amerikanischen Project Management Institute. Aber auch hier bei uns wird dieser oft verwendet. Herausgeber ist das Project Management Institute (PMI).
Prince2
PRINCE2 steht für Projects in Controlled Environments, also Projekte in kontrollierten Umgebungen. PRINCE2 bildet einen strukturierten Rahmen für Projekte und gibt den Mitgliedern des PM-Teams anhand des Prozessmodells konkrete Handlungs-Empfehlungen für jede Phase im Projekt. Herausgeber ist Office of Government Commerce (OGC).
IPMA
Die International Project Management Association ist ein von Europa ausgehender Projektmanagementverband und auch eine Zertifizierungsstelle. Die Richtlinie nennt sich IPMA Competence Baseline (ICB) und wird von International Project Management Association (IPMA) herausgegeben.
Projektmanagement-Phasen
Das Projektmanagement wird in mehreren Phasen eingegliedert. Warum? Nunja, damit man nicht einfach darauf losarbeitet. Außerdem ist es natürlich vom organisatorischen Vorgehen einfacher, das Projekt in verschiedene Abschnitte, also Phasen einzuteilen. Welche Phasen es im Projekt gibt zeigen wir euch:
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Initiierung und Planung
Die Initiierungs-Phase, also die Planungs-Phase ist eigentlich die wichtigste Phase im Projekt. Sie legt den Grundstein für eine ordentliche und reibungslose Durchführung der notwendigen Schritte um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.
Eine der Ersten Schritte ist die Analyse der Ausgangssituation, also die Dokumentation der IST-Situation. Auf dieser Grundlage kann dann das eigentliche Zeil definiert werden. Meist möchte man ja etwas verbessern.
Hier kommen Methoden wie die SMART-Formel zum Einsatz. Diese besagt, dass ein Ziel folgende Kriterien aufweisen muss:
- Spezifisch
- Messbar
- Akzeptiert
- Realistisch
- Terminiert
Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, wird man es als Auftraggeber, beziehungsweise Projektleiter schwer haben, das Projektziel zu erfüllen. Hierzu kann natürlich eine Risikoanalyse erstellt werden, um im Vornherein Risiken zu berücksichtigen.
Sobald die ersten Steps erledigt sind kann man sich um die Grobplanung kümmern. Hier stellt man sich die Fragen: Wie viele und welche Ressourcen werden benötigt? Wie viel Geld benötige ich für das Projekt?
Man darf natürlich nicht vergessen, dass man auch ein Projektteam benötigt, welches das Projekt auch umsetzt. Das Zusammenstellen des Teams übernimmt auch das PM.
Durchführung
Als nächstes geht es zur Durchführung der geplanten Schritte. Drei Faktoren sind im Wesentlichen zu Beachten:
- geplante Zeit
- geplante Ressourcen
- geforderte Qualität
Diese drei Faktoren sind in der Durchführung wichtig und dürfen nicht vernachlässigt werden. Falls Risiken oder nicht geplante Fehler auftreten, so muss man unter Umständen Arbeitsschritte oder Arbeitspakete anpassen.
Auch das Projektcontrolling ist ein Punkt, der nicht vernachlässigt werden darf. Das Controlling überwacht die Kosten der Vorgänge, beziehungsweise wird hier überprüft, wie viel Geld ausgegeben wird und ob sich die Kosten im Rahmen halten.
Damit alle Mitarbeiter über die aktuellen Schritte bescheid wissen und auf dem aktuellen Stand sind, muss durchgehend – auf welchem Weg auch immer – kommuniziert werden. Das ist das A&O. Eine Dokumentation der Arbeiten, Risiken und Schritte ist für Folgeprojekte unabdingbar.
Abschluss
Wie oben in der Durchführung sind auch hier die 3 Faktoren wesentlich. Wurde das Projekt so durchgeführt und abgeliefert, wie mit dem Auftraggeber besprochen? Das sicherzustellen ist Aufgabe des Projektleiters.
Aber nicht nur das Projekt wird hier betrachtet, sondern auch die Mitarbeiter. Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts muss das Team aufgelöst werden und in den “normalen” Arbeits-Alltag rück geführt werden. In vielen Projekten, vor allem wenn sie erfolgreich waren, ist es üblich ein Abschiedsessen oder eine kleine Party zu machen.
Der Projektleiter hat aber noch nicht Feierabend. Das komplette Projekt muss auf Schwachstellen und Verbesserungen analysiert werden, damit man in Folgeprojekten nicht die gleichen Fehler macht.
Alle Resultate werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst.
