Moderne Lösungen zur Zeiterfassung: Welche Möglichkeiten gibt es?
Geht es um die Erfassung von Arbeits- und Projektstunden, hat der Handzettel längst ausgedient − oder er sollte es zumindest. Unternehmen, die heute noch nicht auf digitale Lösungen im Bereich der Zeiterfassung setzen, sollten dies schleunigst ändern. Warum? Weil mit der digitalen Aufzeichnung der Zeiten sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Arbeitgeber zahlreiche überzeugende Vorteile einhergehen. Vor allem schafft die digitale Zeiterfassung für beide Seiten eine hohe Transparenz.
Doch welche zeitgemäßen Möglichkeiten gibt es in diesem Zusammenhang eigentlich? Der folgende Artikel stellt sie vor − samt ihrer spezifischen Vor- und Nachteile.
Die Hardwarelösung
Für eine elektronische Zeiterfassung lassen sich fest installierte Hardware-Terminals nutzen. An diesen können sich die Mitarbeiter dann über verschiedene Erfassungsmethoden selbstständig ein- und ausstempeln.
Zu den gängigen Erfassungsmedien zählen Transponder, Chipkarten, Schlüsselanhänger oder Magnetkarten. Die dabei erfassten Daten werden durch eine Software verarbeitet und in einer Datenbank automatisch gespeichert. So lassen sie sich jederzeit einsehen.
Diese Methode lässt sich somit als moderne Interpretation der klassischen Stechuhr beschreiben. Durch eine Zeiterfassung, die auf diese Weise durchgeführt wird, sinkt das Risiko für Eingabefehler maßgeblich. Zudem zeigen sich die Systeme als sehr wartungsarm. Den Mitarbeitern ist es zu jeder Zeit möglich, ihre geleisteten Arbeits- oder Projektstunden einzusehen. Für das Unternehmen verringert sich der Zeit- und Verwaltungsaufwand. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich die Hardwarelösungen mit einer Zugangskontrolle verbinden lassen.
Es gibt jedoch auch Nachteile zu bedenken. So können sich bei dieser Methode etwa Mitarbeiter, die auf Dienstreise, im Home Office oder im Außendienst sind, nicht ein- und ausstempeln. Daneben fallen für das Hardwareterminal verhältnismäßig hohe Anschaffungskosten an. Weitere Kosten müssen für die Erfassugnsmedien und die Lizenzgebühren für die Software einkalkuliert werden. Es besteht zudem die Gefahr, dass die Mitarbeiter das Erfassungsmedium verlieren.
Der Fingerabdruck
Werden die Arbeitszeiten per Fingerabdruck erfasst, fällt dies unter die Kategorie der biometrischen Zeiterfassung. Über einen Fingerabdruckscanner stempeln sich die Mitarbeiter ein und aus. In der verbundenen Zeiterfassungssoftware findet dann eine direkte Zuordnung der Daten statt.
Auch diese Art der Zeiterfassung ist kaum anfällig für Fehler. Zudem besteht kein Missbrauchsrisiko, da stets eine eindeutige Identifikation des Mitarbeiters stattfindet. Auf ein zusätzliches Erfassungsmedium lässt sich hier verzichten, wodurch keine Gefahr für einen Verlust besteht. Die biometrische Zeiterfassung lässt sich ebenfalls mit einer Zugangskontrolle kombinieren.
Allerdings haben auch hier die Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro sind, das Nachsehen. Für den Scanner fallen darüber hinaus hohe Kosten an. Verschmutzt das Gerät, kann auch seine Funktionalität eingeschränkt werden.
Die webbasierten Softwarelösungen
Im Rahmen von webbasierten beziehungsweise mobilen Lösungen für die Zeiterfassung werden die Daten über portable Geräte übermittelt. Diese können zum Beispiel in Tablets, Smartphones oder Laptops bestehen.
Die Zeiterfassungssoftware ist bei dieser Variante immer zentral installiert. Die Mitarbeiter können die An- und Abmeldung dann über eine App oder den Browser vornehmen. Bei dieser Lösung werden auch die Mitarbeiter im Home Office, im Außendienst oder auf Reisen einbezogen. Im Vergleich zu den anderen Lösungen gestalten sich die Kosten für die Implementierung außerdem wesentlich geringer, da Endgeräte genutzt werden können, die ohnehin bereits vorhanden sind. Es ist keine Anschaffung neuer Hardware nötig.
Die modernen Systeme erlauben es mittlerweile außerdem, auch weitere Funktionen zu nutzen, wie etwa das Einreichen von Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen. Dadurch wird noch mehr Verwaltungsaufwand gespart.
