Der Weg von der klassischen zur digitalen Buchhaltung
Der Trend zur Digitalisierung hat die Welt der Buchhaltung nachhaltig verändert. Nicht nur digital, sondern auch automatisiert – das ist Zukunft und teilweise bereits Gegenwart. Hochwertige digitale Buchhaltungssoftware ist ein hervorragender Helfer im Büro bzw. in der Uni, erleichtert lästige Aufgaben und nimmt den Mitarbeitern andere Zeitfresser ab.
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Das Angebot, der Auftrag und schlussendlich die Rechnung – vereinfacht sollte so auf Ebene der Buchhaltung die Kommunikation zwischen dem Anbieter und einem Kunden vor sich gehen. Zuerst wird ein Angebot gemacht, welches der Kunde mit einer Auftragserteilung bestätigt.
In weiterer Folge erhält der Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung, z.B. einfache Texterstellung, und gleichzeitig die Rechnung. Mit einer digitalen Buchhaltung verfügt ihr über ein Softwareprogramm, das euch die Arbeit wesentlich leichter macht. Vorbei sind die Zeiten, in denen Angebotsunterlagen und Rechnungen per Hand erstellt und danach per Hand verschickt werden mussten.
So arbeitet das Angebotstool
Das Erstellen und Verschicken von Angebotsunterlagen dauert mit etwas Routine und einer hochwertigen digitalen Buchhaltung nur einige Sekunden. Wenn im Vorfeld entsprechende Vorlagen für den Text erarbeitet wurden, muss man nur den Kunden und die betreffenden Produkte aus der integrierten Datenbank wählen. Den Rest erledigt die digitale Buchhaltung und erstellt automatisiert ein Angebot, das man per Post oder E-Mail verschicken kann oder auch drucken und herunterladen kann.
Nach Eingang des Auftrages des Kunden lässt sich das Angebot in eine Rechnung umwandeln. Mit der digitalen Buchhaltung können Angebote und Rechnungen auch problemlos unterwegs ausgestellt und verschickt werden.
Die Rechnung erstellen
Bei einer hochwertigen Buchhaltungssoftware ist ein Modul zur Erstellung von Rechnungen nicht wegzudenken. Mit der Hilfe von digitaler Buchhaltungssoftware gestaltet sich die Erstellung einer Rechnung intuitiv und einfach. Wird die Rechnung nicht ohnehin aus dem Angebotsdokument umgewandelt, benötigt ihr nur wenig Sekunden. Rechnungen werden entsprechend den Angeboten ausgestellt. Kunde und Produkt auswählen, schon ist man fertig.
Je nach Standort des Kunden gibt es bei einer hochwertigen digitalen Buchhaltung Rechnungsvorlagen in unterschiedlichen Sprachen. Individuelle Layouts und das Briefpapier können selbst hochgeladen erstellt werden. Danach an die Ausstellung der Rechnung stehen euch einige Varianten zur Verfügung. Entweder kann man Rechnungen per Mail an den Kunden schicken oder direkt aus dem System mit der Post versenden. Wem dieser Prozess zu automatisiert verläuft, kann die Rechnung laden oder ausdrucken und manuell an den Kunden weiterleiten.
Erkennung von Belegen und Bankschnittstelle
Wie mühevoll das Sammeln von Belegen in einem Ordner sein kann, werden Unternehmer sicherlich nur allzu gut nachempfinden können. Aber eine solche Vorgangsweise ist Vergangenheit.
Mit digitaler Buchhaltung lassen sich Belege und Rechnungen auf digitale Weise sammeln. Entsprechende Dokumente werden per Drag & Drop vom Computer in das Buchhaltungs-programm gezogen. Ist eine Schnittstelle des Mailprogramms mit digitaler Buchhaltung eingerichtet, erfolgt die Weiterleitung von Schriftstücken automatisch. In der Software integriert werden die Belege mithilfe bestimmter Algorithmen analysiert. Durch diese Analyse erfolgt eine Kategorisierung, kombiniert mit einer automatischen Verbuchung. Praktisch ist, dass das System lernt. Je mehr Belege erfasst werden, umso zuverlässiger ordnet die digitale Buchhaltung künftige Belegdaten ein.
Und was geschieht mit Papierrechnungen? Auch dafür hat eine digitale Buchhaltung eine Lösung parat. Mit einer digitalen Buchhaltung App können Belege mühelos abfotografiert werden. Auf diese Art und Weise werden Rechnungen digitalisiert und dank der automatischen Texterkennung richtig erfasst und verbucht.
Integriertes Online-Banking
Die Kombination von digitaler Buchhaltung mit einem Konto bei einer Bank erleichtert in mehrfacher Hinsicht den Prozess der Buchhaltung. Zum einen erspart diese digitale Form der Buchhaltung das händische Überweisen von fälligen Rechnungen. Ihr könnt automatisch bezahlen und bei Bedarf ein Zahlungsziel definieren. Auf diese Art und Weise lassen sich bei einzelnen Lieferanten oder Geschäftspartnern Skonti oder Rabatte geltend machen. Aber nicht nur die Auszahlungen laufen automatisiert ab.
Natürlich wird auch der Eingang von Zahlungen von der digitalen Buchhaltung registriert. Über die korrekte Rechnungs- oder Referenznummer wird im Programm der Status der dazugehörigen Rechnung von fällig auf beglichen angepasst. Zu gleicher Zeit findet eine Verbuchung der entsprechenden Debitorennummer statt.
Die automatischen Ein- und Auszahlungen machen dem arbeitsaufwendigen Überprüfen von Kontoauszügen ein Ende. Durch digitale Buchhaltung wird auf einen Blick angezeigt, welche Eingangsrechnungen noch beglichen werden müssen und welche Ausgangsrechnungen im Umkehrschluss bezahlt wurden. Aktuell lässt sich eine Bankschnittstelle bereits für zahlreiche Banken einrichten.
Tagesgenaue Auswertungen und automatisierte USt-Voranmeldung
Als Gründer muss man jeden einzelnen Tag zahlreiche Entscheidungen treffen. Optimalerweise erfolgen diese nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis von innerbetrieblichen Statistiken. Eine digitale Buchhaltung ist eine Software, die euch die entsprechenden Informationen quasi auf dem Silbertablett bietet.
Auswertungen tagesgenau
Basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen werden Auswertungen auf jeden einzelnen Tag genau geboten. Diese zeigen entweder auf Basis der Einnahmen-Überschuss-Berechnung oder auf Basis der Gewinn und Verlust-Berechnung den Gewinn.
Auf Grundlage dessen verfügt ihr über einen größeren Handlungs- und Entscheidungs-spielraum. Mit digitaler Buchhaltung wird es euch leichter fallen, den unternehmerischen Durchblick zu beizubehalten.
Ende der Dauerfristverlängerungen
Mit der Dauerfristverlängerung zur Abgabe der Voranmeldung für die Umsatzsteuer werdet ihr bereits konfrontiert gewesen sein. Auch das hat mit der digitalen Buchhaltung ein Ende.
Einmalig die umsatzsteuerrelevante Daten in der Software anlegen, alles andere erledigt die digitale Buchhaltung für euch. Das bedeutet die Voranmeldung zu Umsatzsteuer wird automatisiert aus den Einnahmen und Ausgaben erarbeitet und kann mittels Mausklick direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
