Der virtuelle Datenraum als Online-Archiv für sensible Daten
Vor allem während der Pandemie sind Cyberattacken die weltweit größte Gefahr für Firmen. Ihre Daten sind angreifbar und durch die Homeoffice Pflicht ist nicht immer die richtige Compliance gegeben, um auch die Verbindungen auf das Firmennetzwerk von außerhalb genügend abzusichern. VPNs und Firewalls helfen uns bei dem Schutz. Aber wenn es um wirklich sensible Unternehmensdaten geht, ist ein virtueller Datenraum die beste Lösung. Was ist dieser Datenraum und was macht man damit?
Was genau ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum bezeichnet einen Online-Speicher in Form einer Cloud-Lösung, die aber spezifisch für die Sicherung und Weitergabe von sensiblen Unternehmensdaten entwickelt wurde. Deshalb haben die Datenräume nicht nur eine besonders gute Absicherung, sie haben außerdem viele Zusatzfunktionen, die zu dem Umgang mit Geschäftsdokumenten passen.
Sichere Daten im Cloud-Speicher
Ein zertifizierter Datenraum ist für das Management der Dokumentation für die Unterlagen von jeglichen Unternehmen geeignet. Er soll virtuell genau das umsetzen, was wir vor Ort mit einem Archiv auch erreichen könnten. Dieses können wir vor ungewolltem Zugang verschließen, die Schlüssel zu dem Raum nur an bestimmte Menschen geben, durch Listeneintragungen nachverfolgen, wer wann den Schlüssel und Zugriff hatte, darin Bemerkungen hinterlassen oder Gespräche führen.
Der Administrator kann gezielte Berechtigungen erteilen, Bookmarks setzen oder Notizen hinterlassen. Mit Verschlüsselungstechnologie, Wasserzeichen und Zwei-Faktor-Authentifizierung können wir eine hohe Sicherheitsstufe erzeugen, die uns auch nachvollziehen lässt, wer wann was geändert hat. Der Zugriff wird über stationäre oder mobile Endgeräte ermöglicht. Die Server sollten dafür am besten in Deutschland stehen und kompetent gesichert sein.
Um die Daten zu sichern, gibt es beispielsweise:
- Verfahren zur Authentifizierung
- Gesicherte Anmeldeverfahren
- Aufzeichnung von Anmeldeversuchen
- Dynamische Wasserzeichen
- Limitierbare Zugänge
- Zertifizierte Verschlüsselung
- ISO-zertifizierte Rechenzentren
- Revisionssichere Protokollierung
Wofür werden virtuelle Datenräume angewendet?
Jegliche Arbeit und der Austausch mit vertraulichen Dokumenten können über einen Datenraum stattfinden. Deswegen wird er oft genutzt, um Geschäftspapiere zu managen und Transaktionen durchzuführen. Immer dann, wenn wichtige Papiere ohne direkten Kontakt sicher die Hand wechseln sollen oder mehrere Menschen auf sie zugreifen müssen, sind virtuelle Datenräume geeignet.
Dokumentation bei Immobilien
Ein Beispiel ist das Sichern von Informationen von Immobilienmaklern und -bauherren. Sie arbeiten mit einer Vielzahl an Dokumenten, von den Bauplänen zu den persönlichen und finanziellen Daten von Partnern und Kunden. Mit diesen kann man über den Datenraum Informationen teilen und vertragliche Schriftstücke im Verlauf von Verhandlungen „hin und her reichen“. Alles, was geändert wurde, und die endgültigen Daten bleiben im Anschluss archiviert, falls man erneut Zugriff darauf benötigt.
Kommunikation im Vorstand
Dieser Datenaustausch kann auch der gesicherten Kommunikation dienen. Wenn die interne Kommunikation über andere Mittel nicht genügend abgesichert ist, eignet sich der Datenraum auch als Gesprächsplattform. Die Inhalte werden schriftlich festgehalten und archiviert, sodass sie jederzeit aufrufbar sind, um als Diskussionsgrundlage zu dienen. Dabei ist der Zugriff ortsunabhängig und kann stets auf weitere Personen ausgeweitet werden, wenn beispielsweise ein externer Experte herangezogen werden soll.
Für Mergers & Akquisitionen
Transaktionen bezüglich Unternehmen und ihrem Verkauf oder der Fusionierung sind komplex. Verhandlungen dieser Art beinhalten sensible Daten, finanzielle Informationen und müssen meist mit einem bestimmten Zeitdruck durchgeführt werden. Da es nicht immer umsetzbar ist, sich für diese Verhandlungen mit allen Beteiligten zu treffen, kann der Datenraum als Basis dienen. Die einzelnen Verhandlungspartner können unterschiedliche Rechte erhalten, wie das Lesen, Bearbeiten oder Löschen von Daten. Zudem kann man festlegen, dass der Datenraum nur mit Zustimmung aller Beteiligten geschlossen wird.
Fazit
Neben der richtigen Firewall für Firmen gibt es zahlreiche Mittel, das interne Netz eines Unternehmens zu schützen. Aber wenn es darum geht, sensible Daten auch von außen zugänglich zu machen, wird es schwieriger. Virtuelle Datenräume geben uns eine Möglichkeit, online wichtige Geschäftsdokumente abzulegen, sie gemeinsam mit anderen zu bearbeiten und zu besprechen. Durch die hohen Sicherheitsstandards und praktische Zusatzfunktionen sind sie ideal, um Verhandlungen und Management von Firmendaten sicher und einfach umzusetzen.
