Bürokratie im Handwerk – das gilt für Betriebe
Das deutsche Handwerk ächzt unter der bürokratischen Belastung. Zweifelsohne sind zahlreiche Auflagen notwendig, die auf Betriebe lästig wirken. Für eine gesetzeskonforme Arbeitsweise zur Vermeidung von Bußgeldern sind sie jedoch unerlässlich. Dazu gehört die Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung. Ebenso spielt die Zeiterfassung eine wichtige Rolle in jedem Betrieb, da der gesetzliche Rahmen zu Ruhe- und Pausenzeiten sowie der Höchstarbeitszeit einzuhalten ist. Und die Buchhaltung unterliegt in Deutschland ebenfalls strengen Regeln. Das beginnt bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und endet bei der Bilanzierung.
DSGVO beachten
Die aktualisierte Datenschutz-Grundverordnung gilt als eines der umstrittensten gesetzlichen Vorhaben. Nach ihrer Verabschiedung herrschte in vielen Unternehmen große Verunsicherung vor. Zudem haben zahlreiche Firmen mit ihr negative Erfahrungen gemacht. Deshalb eine gewissenhafte Prüfung der einzuhaltenden Regeln notwendig. Konkret wirkt sich die DSGVO im Alltag auf die Verarbeitung nutzerbezogener Daten aus. Kaum noch ein Handwerksbetrieb kommt an dieser Thematik vorbei. Die Firmenwebsite ist diesbezüglich eines der wichtigsten Felder. Betriebe müssen explizit auf die Datenverarbeitung hinweisen, etwa bei Kontaktformularen. Zusätzlich sind ein korrektes Impressum und die HTTPS-Verschlüsselung vorgeschrieben. Externe Experten helfen bei der Umsetzung und unterstützen Handwerksbetriebe mit persönlicher Beratung. Sie sind zunächst teuer, da die persönlichen Stundensätze von Honorarberatern oft hoch liegen. Jedoch zahlt sich die Investition im späteren Verlauf aus. Denn findige Anwälte prüfen die Websites der Konkurrenz und verschicken oft Abmahnungen.
Buchhaltung elektronisch führen
In den Anfängen des Bürokratiewesens begannen Bedienstete in königlichen Höfen, Einkäufe und Ausgaben akribisch auf Pergament zu erfassen. Heutzutage kommen noch immer in vielen Betrieben handschriftliche Zettel zum Einsatz. Dabei sind die elektronischen Möglichkeiten der Datenerfassung deutlich gewachsen. Neue Anbieter auf dem Markt bieten Software für Handwerksbetriebe an, mit denen sich konkrete Problemstellungen lösen lassen. Besonders hilfreich sind Tools für die Buchhaltung. Hier müssen Betriebe die korrekte Art der Gewinnermittlung beachten. Ein weiteres Anwendungsfeld betrifft die Abrechnung der Gehälter. Es lauern zahlreiche Fallstricke, die mithilfe elektronischer Software gelöst werden können. Schließlich dienen entsprechende Programme zur Vereinfachung von Bestellungen und Materialwesen. Wo der Mensch häufig Fehler begeht, berechnet ein Algorithmus zielgenau den Bedarf an Stahl und Co. und kann Bestellungen automatisch ausführen. Insgesamt lassen sich mit einer Software zahlreiche, ineinander greifende Probleme lösen.
Korrekte Zeiterfassung der Mitarbeiter
Seit der neuesten Umsetzung einer EU-Richtlinie zur Zeiterfassung herrscht Unruhe in vielen Unternehmen. Allerdings sind die Anforderungen weniger hoch, als oft kolportiert. Grundsätzlich müssen Betriebe die Zeit ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen oder diese von den Mitarbeitern erfassen lassen. Eine Stechuhr ist keine Pflicht, da andere Systeme möglich sind. Interessanterweise bestehen weiterhin Ausnahmen, die für viele Handwerker gelten dürften. Sie können im Rahmen einer Übergangsfrist den klassischen Stundenzettel nutzen. Da Handwerker selten im Home-Office arbeiten, nutzen viele Betriebe nach wie vor diese Möglichkeit. Um Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden und Abläufe zu vermeiden, bietet sich dennoch eine direkte Umstellung auf ein elektronisches System an.
Fazit
Eine sorgfältige Umsetzung bürokratischer Erfordernisse ist für Handwerksunternehmen in der heutigen Zeit alternativlos. Elektronische Lösungen und ein prüfender Blick von Dritten helfen bei der Umsetzung. So vermeiden Betriebe hohe Geldstrafen und Nachteile auf dem Markt.
