Lohnabrechnungen standardisieren: mehr Zeit im Büroalltag gewinnen
Jedes Mal geht der Stress von vorne los: Üblicherweise zum Monatsende gibt es für die Personalabteilung noch ein wenig mehr zu tun. Denn zu diesem Zeitpunkt steht die Lohnabrechnung an. Natürlich kann der jeweilige Zeitpunkt von Unternehmen zu Unternehmen variieren, für alle gilt jedoch, die Lohnabrechnung präzise und sorgfältig sowie fristgerecht durchzuführen.
In welchen Schritten läuft eine Lohnabrechnung ab?
Um allen angestellten Mitarbeitern rechtzeitig das monatliche Gehalt auszahlen zu können, muss zuvor die korrekte Lohnabrechnung, am besten via Lohnabrechnungssoftware, durchgeführt werden.
Die Lohnabrechnung: Schritt für Schritt erklärt
Dazu gehört zunächst die Arbeitszeitermittlung für den jeweiligen Zeitraum der Abrechnung. Diese Daten werden in der Regel elektronisch erfasst, etwa über spezielle Zeiterfassungssoftware. Aber auch manuell auszufüllende Stundenzettel oder Stempeluhren sind gängig.
Nun werden die Arbeitsstunden, aber auch Fehltage, Krankheitstage oder der Urlaub berechnet. Daraufhin folgt die Berechnung der Vergütung, die je nach Vertrag, nach Stunden oder Monaten erfolgt. An dieser Stelle werden auch etwaige Bonuszahlungen, Überstundenzuschläge oder Weihnachts- und Urlaubsgeld hinzugerechnet.
Bevor es zur Erstellung der Gehaltsabrechnungen kommt, müssen die Abzüge und Steuern berücksichtigt werden. Dazu zählen u.a. die Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge, die Kranken- und Pflegeversicherung, aber auch Zusatzleistungen und Prämien.
Um die Lohnabrechnung korrekt und transparent durchzuführen, werden für jeden Mitarbeiter detaillierte Gehaltsabrechnungen erstellt, in denen alle wichtigen Informationen enthalten und die jeweiligen Vergütungsvereinbarungen berücksichtigt sind. Das Aussenden der Lohnabrechnungen und die vertraglich festgelegte Gehaltsauszahlung folgen.
Anschließend werden die Lohnabrechnungen sorgfältig dokumentiert und für die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen aufgehoben bzw. gespeichert.
Effizient und genau: die Vorteile einer Lohnabrechnungssoftware
Für die Lohnbuchhaltung und die Erstellung und Verwaltung von Lohnabrechnungen ist eine entsprechende Software die beste Lösung. Denn sie hilft der HR-Abteilung dabei, Zeit zu sparen sowie effizienter und genauer zu arbeiten. Auch die Einhaltung von vertraglichen Lohnvereinbarungen und den geltenden Gesetzen wird mithilfe einer zuverlässigen Lohnabrechnungssoftware besser sichergestellt.
Was eine spezielle Software für die Personal- und Lohnabrechnung ausmacht?
Je nachdem, in welchem Land das Unternehmen seinen Sitz hat, müssen entsprechende Gesetzgebungen und Anforderungen an das jeweilige Arbeitsrecht berücksichtigt werden. Möchte man eine Lohnabrechnungssoftware in das Unternehmenssystem integrieren, ist es sinnvoll zu prüfen, ob die Software diese länderspezifischen Aspekte abdeckt. Dies ist besonders wichtig, wenn es um den Einsatz in einem EU-Land oder einem Drittland, wie der Schweiz, geht.
Zu beachten ist, ob die Software zur Erstellung der Lohnabrechnung branchenspezifische Modifizierungen oder Anpassungen zulässt. Dies wird mithilfe von speziellen Funktionen erreicht, die beispielsweise im Gesundheitswesen oder in der Bauwirtschaft relevant sind.
Lässt sich die Lohnabrechnungssoftware in das bestehende System des Unternehmens problemlos integrieren? Dies ist wichtig, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen und alle Informationen direkt vorliegen zu haben. Die Software-Lösung sollte also kompatibel mit dem allgemeinen HR-Management, der Buchhaltung und dem Zeiterfassungssystem sein.
Im besten Fall ist die Software für die Lohnabrechnung intuitiv bedienbar und damit sehr benutzerfreundlich. Eine Navigation sollte ebenso einfach von der Hand gehen, wie die detaillierte Dateneingabe und das spätere Dokumentieren.
Die Lohnabrechnungssoftware sollte regelmäßig aktualisiert werden. Das schließt alle Gesetzesänderungen, Vorschriften und Bestimmungen mit ein. So werden die Compliance-Grundsätze jederzeit berücksichtigt.
Ein professioneller Anbieter einer Software für Personal-Management und Lohnabrechnungen bietet seine fachliche Unterstützung an. Dies umfasst einen direkten Service via Kunden-Hotline, wenn es Probleme mit der Software geben sollte. Aber auch ein schneller und unkomplizierter Online-Support sowie das Anbieten von Schulungen für die Software-Nutzer sind von großem Vorteil.
