So können Unternehmen von Prozessdigitalisierung profitieren
In unserer digitalen Welt müssen Unternehmen mit der sich ständig weiterentwickelnden Technologie Schritt halten. Oder sie riskieren, den Anschluss zu verlieren – wer nicht mit der Zeit geht, muss mit der Zeit gehen. Eine effektive Möglichkeit, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ist die Prozessdigitalisierung. Dabei handelt es sich um einen Optimierungsansatz, durch den statische Prozesse in dynamische umgewandelt werden. Dadurch sollen sich verschiedenen Betriebsabläufe flexibler und effizienter gestalten lassen.
In diesem Artikel erklären wir, wie Unternehmen konkret durch die Digitalisierung ihrer Prozesse profitieren können.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Wie der Name es bereits vermuten lässt, ist Prozessdigitalisierung ein umfassender Vorgang zur Digitalisierung bestehender Prozesse. Im Kern geht es um die Nutzung digitaler Technologien zur Verbesserung von Effizienz, Produktivität, Rentabilität und Kundenzufriedenheit sowohl in digitalen als auch in physischen Business-Umgebungen.
Um Prozesse durch Prozessdigitalisierung dynamischer und effektiver zu gestalten, können spezielle Software-Lösungen wie linqi zum Einsatz kommen. Damit lassen sich Prozesse gezielt modellieren, Prozessdaten erfassen und Leistungskennzahlen überwachen und optimieren. Neben der Erzielung von Zeit- und Kosteneinsparungen lassen sich so Fehler reduzieren und bessere Entscheidungen treffen.
Zu den Zielen der Prozessdigitalisierung gehören die Optimierung der Geschäftsergebnisse, die Generierung neuer Einnahmefehler, Kostensenkung und die Verbesserung von Kundenerlebnissen. Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen müssen allerdings mehrere Phasen identifiziert werden.
Die Phasen der Prozessdigitalisierung
Die Digitalisierung eines Prozesses erfordert die Beachtung verschiedener Elemente, um eine erfolgreiche Umstellung zu gewährleisten. In der ersten Phase geht es um die Frage der Verantwortung: Wer ist für den Betrieb, die Pflege und den möglichen Ausbau des digitalisierten Systems zuständig?
Der zweite Schritt besteht darin, zu analysieren, wie genau sich die Digitalisierung auf die Prozesse im gesamten Unternehmen auswirken wird, von den täglichen Abläufen bis zu langfristigen Strategien. Anschließend sollte ein Kontrollsystem eingerichtet werden, das sicherstellt, dass die Aufgaben effizient und pünktlich erledigt werden. Im letzten Schritt müssen Leistungskennzahlen festgelegt werden, um zu bewerten, ob die Digitalisierung des Prozesses von Nutzen ist oder nicht.
Welche Vorteile bietet Prozessdigitalisierung?
Einer der größten Vorteile der Prozessdigitalisierung besteht darin, dass Unternehmen dadurch einfacher in der Lage sind, sich an Veränderungen in ihrem Umfeld anzupassen. Sie können flexibler agieren und schneller auf Kundenanforderungen oder bestimmte Markttrends reagieren.
Da alle Daten digital erfasst werden, ist die Gefahr von Fehlern oder Verzögerungen bei den Reaktionszeiten geringer. Im Idealfall sind diese Daten auch remote – zum Beispiel in einer Cloud – verfügbar. Das heißt, es kann von jedem Ort mit einer Internetverbindung darauf zugegriffen werden. So verkürzt sich die Bearbeitungszeit für Aufgaben, die manuelle Eingaben oder Genehmigungen durch mehrere Abteilungen oder Mitarbeiter erfordern.
Prozessdigitalisierung kann auch zu Kostensenkungen führen. Vor allem die Abschaffung papierbasierter Arbeitsabläufe bietet enormes Potenzial für Einsparungen. Darüber hinaus trägt die Digitalisierung von Prozessen dazu bei, Transparenz in die täglichen Abläufe zu bringen. Alle Beteiligten können jederzeit auf dieselben Daten zugreifen und dadurch in kürzester Zeit fundierte Entscheidungen treffen.
So profitieren Unternehmen durch Prozessdigitalisierung konkret
Beim Bestreben, auf hart umkämpften Märkten die Nase vorn zu haben, kann Prozessdigitalisierung eine große Hilfe darstellen. Die Digitalisierung von Prozessen ist ein mächtiges Instrument, das Unternehmen dabei helfen kann, ihre Ziele zu erreichen.
Besonders auf diesen Gebieten lassen sich positive Veränderungen erreichen:
Verbesserte Produktivität
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen kann die Produktivität von Mitarbeitern deutlich erhöhen. Der Wegfall bestimmter Aufgaben reduziert die Gefahr von menschlichen Fehlern und führt zu einer effizienteren Arbeitsumgebung.
Bei digitalisierten Prozessen müssen Mitarbeiter weniger Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten oder der Ausführung sich wiederholender Aufgaben verbringen. Dadurch können sie sich auf andere, wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Überdies werden durch die Automatisierung bestimmter Prozesse die Arbeitskosten gesenkt und die Genauigkeit der Datenverwaltung verbessert.
Verbesserte Zusammenarbeit
Die Digitalisierung von Prozessen erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen eines Unternehmens, da sie eine zentrale Plattform für den schnellen und sicheren Austausch von Informationen bietet. So können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder von verschiedenen Standorten aus leichter auf Informationen zugreifen und standortunabhängig an Projekten zusammenarbeiten.
Durch die Bereitstellung einer sicheren Plattform für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Daten verbessert Prozessdigitalisierung auch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften innerhalb eines Unternehmens. Korrekt umgesetzt, sollten nur autorisierte Mitarbeiter mit den richtigen Anmeldeinformationen auf besonders sensible Informationen zugreifen können. Ferner ist das Risiko geringer, dass wichtige Dokumente durch physische Beschädigung, Feuer oder Diebstahl verloren gehen oder unbrauchbar werden.
Erhöhte Transparenz
Ein weiterer Vorteil der Prozessdigitalisierung ist ein Mehr an Transparenz innerhalb von Geschäftsprozessen. Unternehmen wird so ein besserer Einblick in die eigenen Abläufe und auf Leistungskennzahlen wie Kundenzufriedenheit und Reaktionszeiten ermöglicht. Digitale Dashboards bieten Führungskräften Echtzeit-Zugriff auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), sodass sie Fortschritte effizienter überwachen und fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wie sich Abläufe am besten optimieren lassen.
Verbesserte Sicherheit
Die Einführung von digitalen Prozessen ist ideal für alle Unternehmen, die sichere und vorschriftsmäßige Abläufe anstreben. In vielen sicherheitsrelevanten Branchen haben sie sich daher längst zum Standard entwickelt. Aber auch Unternehmen, die weniger sensible Daten verarbeiten, können von den Sicherheitsaspekten der Prozessdigitalisierung profitieren.
Durch die Digitalisierung von üblichen Prozessen wie Gehaltsabrechnung, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Nachverfolgung und Bestandsverwaltung haben Unternehmen Zugang zu zuverlässigen Aufzeichnungen, die leicht aktualisiert werden können, ohne dass die Genauigkeit beeinträchtigt wird.
Änderungen in digitalen Aufzeichnungen und Transaktionen können mit minimalem Aufwand für Mitarbeiter und Beteiligte schnell erkannt werden, was die Einhaltung von Sorgfaltspflichten erleichtert und sowohl finanzielle Verschwendung als auch Risiken reduziert. Digitale Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselungstechnik stellen sicher, dass die Daten jederzeit vertraulich behandelt werden. Dadurch wird nahezu garantiert, dass Datenmanipulationen oder -missbrauch kein Thema sind.
Fazit: Die Benefits der Prozessdigitalisierung
Prozessdigitalisierung bietet zahlreiche potenzielle Vorteile für Unternehmen. Sie können durch dynamischere Abläufe ihre Effizienz steigern und gleichzeitig ihre Produktivität, die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die IT-Sicherheit, die Compliance-Standards und die Transparenz ihrer Betriebskennzahlen verbessern.
Die Implementierung von digitalen Prozessen erfordert allerdings eine sorgfältige Planung, wird sich aber auf lange Sicht lohnen. Unternehmen, die die Vorteile digitaler Technologien optimal nutzen, können sicherstellen, dass sie in der heutigen digitalen Welt wettbewerbsfähig bleiben.
